资金申请流程
每年秋天，财务计划和预算办公室进行资本预算 要求项目. 作为该项目的一部分，“计算机/技术改进”要求 被认为是. 然而，与其他资本预算请求类别不同，“计算机/技术” “增强”的要求需要教务处和教务处之间的协作过程 IT. 因此，这些请求的处理过程产生了一些混乱，并且在 有些情况下，请求重复. 提供了以下信息 希望澄清这一过程及其背后的逻辑. 按照 按照由 财务规划和预算办公室， IT系统和设备有三个基本类别:
- 台式电脑和共享打印机(四年更换计划下). 请注意: 这不是部门资本预算申请流程的一部分，因此 透过资讯科技严格处理，程序如下所述.
- 主要资讯科技系统及设备(教务/资讯科技资金预算申请).
- 小型IT系统和设备(部门运营预算要求).
台式电脑和共享打印机(四年更换计划)
目前针对台式电脑和共享打印机的“四年更换计划” 不是通过部门资本预算申请流程来处理的，而是， 该计划通过IT部门的资本预算单独管理. 四年的更替 计划涵盖库存的电脑设备，包括所有以单位换单位的设备更换 以及为合格的新员工和即将到来的终身教职员工提供的新设备.
每年秋天，用户服务主任(或指定的人)将与部门联系 在设备更换领域的主席或项目主管 四年更换计划. 为了开始这个过程，现有的设备将被识别 并进行清点和需求评估. 需求评估将 包括考虑增加或减少人员，技术要求 个人教职员工，平台迁移(Mac到PC或反之亦然)，以及 changes in configuration; e.g.如台式电脑转笔记本电脑等. 除非另有批准， 每个确定要更换的部件都将用相应的标准进行更换 配置单元. 即将到来的终身教职员工，在到达之前，将被告知 在台式机或笔记本电脑之间进行选择，但不能两者都选择. 对接站是 现在作为IT四年替换计划预算的一部分，因此将会 不再需要从部门运营预算资金中购买和资助. 电脑 除非事先获得特别批准，否则不得用启动资金购买 教务处主任发来的邮件.
主要信息技术系统和设备
用户服务主任(或指定的人)将与各部门主席一起工作
或项目主管确定超出单位对单位的额外需求
替换包括标准计算机之外的独特配置
由IT部门确定的配置和任何非周期设备更换需求. 一个教师
会员(须经其主席或董事事先批准)须与本会联络
与用户服务总监讨论额外或非循环需求，然后提供
将这些信息提交给他或她的主席或主管，并通过部门提交
资本预算申请流程.
用户服务总监的职责是综合所有与It相关的内容
请求并提供反馈，包括定价和产品信息
主席或董事. 然后，提交就成了主席或董事的责任
“电脑/技术改进”要求(位于“类别”下的下拉列表中)
通过资本预算申请流程. 每个请求必须单独提交
并且必须包括以下内容:要求的教学理由
用户服务部提供的定价和产品信息;
最后，在其他请求中指定优先级
部门或项目.
所有与教务/资讯科技有关的资本预算申请，必须由
部门主席或项目主任，不接受个人通过
IT. 这些与教务/资讯科技有关的资本预算要求包括:
- 某一部门或程序在技术上需要替换某一非周期的计算机 两年(相对于标准的四年周期).
- 一个部门或项目在教学上需要从IT的标准配置升级 一个更强大的平台.
- 一个部门或项目需要在一个特定的教室里增加一台投影仪或电脑 标识为当前不在投影单元的队列中.
- 一个系或项目代表一名教员要求一台实验室计算机 由他或她自己的启动资金或赠款资金支付.
- 一个系或项目代表一名教员希望拥有一台计算机 更换的是最初在四年更换范围之外购买的 例如，用启动资金或赠款资金进行计划. 这些电脑没有被识别 或维持在四年更换计划中. 请注意: 这些申请不是自动的，需要事先得到学院院长的批准 在部门或项目提交此类请求之前向学院办公室提交.
- 一个部门或项目需要升级某些软件(超过1000美元) due to technology changes imposed by IT; i.e.Tiger等操作系统升级 (10.4)到Leopard (10).5).
申请提交后，由学院院长/教务副院长负责 会否进一步评估每项要求，并与资讯科技部门合作，以确定每项要求的权重 请求. 然后，DOF/VPAA批准的请求将转发给财务部门 规划及预算办公室与资讯科技一起考虑预算. 经最终批准的教务/信息技术相关资金预算申请，资金 会被分配到资讯科技基本建设预算，以处理已获批准的申请. 那就是 用户服务部主任有责任与各部门主席合作 或项目主管就所有已批准的采购请求进行采购.
次要信息技术系统和设备
小型设备需求，如软件、个人扫描仪、数码相机等., 低于1,000美元的费用应作为其部门的一部分提交 通过年度经营预算申请流程进行经营预算. 导演 可与所有主席和董事交谈，无论是否 在定价方面，他们的部门在四年的替换计划中处于什么位置 以及产品信息. 一旦批准，这些资金将存入每个部门的 活动经费预算. 届时，用户事务处处长将为您提供便利 购买.
计算机硬件/软件资本请求处理-管理
以上所有规定均适用于行政机关，董事除外 每个部门都应该审查他们各自领域的类似请求 各部门主管. 每个资金申请都是由部门和 最后的审议工作由财务规划和预算办公室联合进行 用它.